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Cambiare sede è una delle fasi più delicate per un’azienda. Il caso di Sky Italia e di Accenture dimostrano che è possibile trasferirsi o ampliarsi senza bloccare l’attività e creando le condizioni migliori per ogni dipendenti e per una utile riorganizzazione del lavoro. Il consiglio: “Fondamentale è coinvolgere fin dalle prime fasi il Facility Department e tutte le figure impegnate nell’operazione”
Di Maria Elisa Dalgrì
Tra le sfide che il Facility Manager deve affrontare, quello del trasferimento da una sede ad un’altra è forse la più complessa. Si tratta di un processo di enormi dimensioni che richiede una progettazione minuziosa ed un’esecuzione impeccabile, dato che il minimo errore può comportare un costosissimo bloc-co dell’attività produttiva. Quelli che vi presentiamo sono due casi esemplari che mostrano come sia possibile muovere migliaia di dipendenti da un edificio ad un altro senza dover sacrificare neanche un’ora del loro lavoro. La prima esperienza è quella relativa alla nuova sede di Sky Italia, nel quartiere Santa Giulia a Rogoredo, Milano. A Mario Codazzi, Head of Facility Management dell’azienda, il compito di illustrarci i particolari di questo progetto.
Come è nata la scelta di trasferire le attività di SKY in una sede unica?
“Volevamo concentrare in unico luogo le diverse direzioni e avere al contempo un edificio che rispecchiasse l’immagine dell’azienda e fosse adatto a contenere, comodamente, un’eventuale e probabile espansione futura. A Milano avevamo tre realtà separate e abbiamo deciso di riunirle tutte nei nuovi uffici di Rogoredo. Il Facility Department è stato coinvolto sin dalle primissime fasi del progetto, fornendo precise indicazioni sul modo ottimale di organizzare lo spazio interno e avere una gestione dei servizi la più efficace ed efficiente possibile.”
Su quali elementi avete basato queste indicazioni?
“Abbiamo condotto un’approfondita analisi preventiva delle necessità. Lo scopo è stato soprattutto quello di comprendere tipo e frequenza delle relazioni tra le varie direzioni, così da collocarle nei vari piani dell’edificio in modo oculato e facilitare al massimo la comunicazione tra chi ha rapporti di collaborazione più stretti. Volevamo avere anche un quadro preciso delle necessità interne alle singole direzioni per creare un layout adatto alle esigenze di ciascuno. L’obiettivo finale era quindi disegnare uno spazio e un’organizzazione che assicurassero la massima flessibilità e permettessero flussi di comunicazione veloci ed efficaci”
E per quanto riguarda le esigenze legate più direttamente ai servizi?
“Anche quelle sono state studiate già in fase di progettazione. Avevamo notato una crescente necessità di aree comuni a scopo ricreativo e quindi è stata predisposta la creazione di una palestra e di due bar interni. Abbiamo poi condotto una progettazione e riorganizzazione ad ampio raggio di ogni servizio, adattando lo spazio alle sue necessità. Insomma, abbiamo sfruttato al massimo tutte le opportunità derivanti dal poter disegnare da zero un nuovo spazio.”
Come si è svolto il trasferimento dal punto di vista pratico?
“Lo spostamento delle persone è stato graduale e la sequenza studiata con molta cura. I primi dipendenti ad entrare nell’edificio sono stati quelli che si occupano di effettuare il cablaggio per gli studi televisivi e per le aree tecnologiche. In pratica il Facility Department ha condotto e coordinato la creazione dell’ambiente produttivo, armonizzando le fasi di montaggio degli impianti speciali tipici della nostra attività con il processo di edificazione dell’immobile. Logicamente abbiamo anche coordinato il processo di inventario di tutto il materiale presente nelle vecchie sedi per capire cosa andava trasferito e cosa no, effettuato una stima dei tempi necessari al move out di cose e persone e creato un calendario dei trasferimenti che combaciasse alla perfezione con i tempi di edificazione della nuova sede. L’obiettivo era quello di non interrompere neanche per un solo istante il ciclo produttivo.”
In quanto tempo è stato realizzato lo spostamento?
“Quasi tutto nell’arco di cinque settimane durante le quali sono state trasferite 2200 persone. Ad ognuna di esse è stato dato un supporto per la preparazione delle scatole con il materiale di cui avrebbero avuto bisogno nella nuova sede. I movimenti veri e propri sono avvenuti durante i weekend. E così il venerdì il dipendente lasciava la sua vecchia scrivania e quando il lunedì successivo si presentava nel nuovo edificio trovava già la sua postazione perfettamente pronta e operativa, più una brochure esplicativa con tutte le indicazioni utili a proposito della nuova sede. Su ogni piano erano presenti e ben riconoscibili sia addetti al Facility Management che personale dell’IT per fornire immediato supporto ai nuovi arrivati. Questo è stato solo l’ultimo stadio di un lungo processo destinato ad aumentare il senso di familiarità dei dipendenti con la nuova sede.”
Ha funzionato?
“In generale sì, il personale ha accolto bene il trasferimento anche perché questa nuova struttura ha pregi molto superiori rispetto a quelli della precedente sede: è più moderna, meglio illuminata, più rifinita. E soprattutto c’è il grande vantaggio di ritrovarsi finalmente tutti nello stesso posto invece che distribuiti in tre diverse sedi.”
Che consiglio vuol dare a chi sta progettando di compiere un’operazione di move out?
“È essenziale coinvolgere il Facility Department sin dalle fasi iniziali e concedergli potere decisionale su alcuni aspetti basilari. È il modo migliore, e forse l’unico, per evitare di ritrovarsi ben presto a dover compiere riorganizzazioni costose sia in termini di tempo che di soldi.” L’esperienza di Accenture è diversa nei presupposti; alla sua base vi è infatti la scelta di ampliare una sede già presente così da ospitare il personale proveniente da altri uffici, che l’azienda aveva deciso di abbandonare. Ce ne parla Uberto Serlupi Crescenzi, Senior Director Facilities & Service Italy Greece Central & Eastern, Europe, Russia, Middle East dell’azienda.
Quali caratteristiche ha il vostro spazio ufficio?
“In generale i nostri uffici sono di due categorie. Abbiamo strutture dedicate ad ospitare il personale di consulenza; in questo caso i dipendenti svolgono la maggior parte della propria attività lavorativa fuori sede e sfruttano l’ufficio solo per riunioni o per determinate occasioni in cui hanno bisogno di un ambiente più tranquillo. La seconda tipologia di uffici è quella dei “delivery centre” nei quali si producono software per i nostri clienti. In questo caso lo spazio è caratterizzato principalmente da un’alta densità di postazioni di lavoro. In questo momento ci stiamo dedicando soprattutto ad effettuare una concentrazione proprio di questo tipo di uffici, così da creare quelle sinergie di lavoro impossibili da ottenere con il personale sparso tra diverse sedi.”
La scelta di abbandonare la sede di San Donato ed ampliare quella di Assago rientra proprio in questa strategia?
“Sì. Avevamo bisogno di crescere e i 3.000 metri quadri di uffici di San Donato non permettevano un’espansione. Per questo motivo abbiamo optato per trasferire il personale ad Assago, ampliandone la sede e facendola passare da 10.000 a 14.000 metri quadri. La struttura dedicata al Facility si è trovata in prima linea nella realizzazione di questo processo, che comunque è il frutto di uno sforzo coordinato con il reparto Risorse Umane e quello Tecnologico, ovvero i dipartimenti più coinvolti in qualunque processo di move-out. È stata svolta una lunga serie di riunioni bisettimanali con tutte le funzioni coinvolte nel processo di trasferimento, così da preparare e perfezionare ogni minima parte del piano di spostamento.”
Quanto tempo è stato necessario per completare l’operazione?
“Si è trattato di un processo molto complesso perché non ha riguardato solo la sede di San Donato, ma anche altre del territorio milanese. Il primo spostamento da uno di questi uffici verso quello di Assago è avvenuto a luglio dello scorso anno. Tutto il personale di San Donato è stato spostato tra settembre e ottobre e la sede è stata chiusa definitivamente il 15 novembre. È da notare che il moveout ha coinvolto anche un centro di calcolo. L’intero processo di trasferimento è stato completato senza una singola ora di interruzione dell’attività lavorativa.”
Come sono stati illustrati ai dipendenti i termini del move-out?
“Principalmente informando i responsabili di ciascuna unità e affidando loro il compito di comunicare al personale ogni aspetto dell’operazione. Abbiamo anche realizzato un libretto informativo che indicava, oltre all’organizzazione della loro nuova sede, anche i diversi servizi disponibili nell’area circostante. Il trasferimento è stato comunque ben accolto un po’ da tutti, non si sono registrati problemi o lamentele particolari. In definitiva si è trattato di un’operazione positiva sotto ogni punto di vista, che tra l’altro ci ha consentito di centralizzare alcuni servizi e di rivedere in maniera profonda l’organizzazione complessiva della sede di Assago, realizzando sinergie e diminuendo i costi unitari.”
Avete colto quest’occasione anche per rivedere il layout degli uffici?
“No. Abbiamo un modello di progettazione dello spazio già stabilito che consiste essenzialmente nel seguire il modulo dell’edificio e che ci permette di effettuare tutte le eventuali riconfigurazioni dello spazio interno in maniera veloce e a costi estremamente contenuti. Questo modello ci consente di sfruttare al meglio il disegno degli impianti in modo che, ad esempio, si possa passare da un layout di open space ad uno con uffici chiusi, senza dover apportare alcuna modifica al sistema di ventilazione, di aria condizionata, ecc. Inoltre è tutto progettato per far sì che le riorganizzazioni interne si concretizzino in un semplice spostamento di persone, senza andare a toccare alcun elemento fisico dell’ufficio. L’unica reale modifica apportata nel caso di questo trasferimento è stata quella di aumentare l’estensione delle aree condivise, sia di lavoro che informali, anche se la maggior parte dello spazio resta dedicato alle postazioni individuali.”
Qual è stata la chiave del successo di questa operazione di move-out?
“La stessa di ogni progetto di questo genere: coinvolgere tutte quelle figure che in azienda hanno il compito di affrontare e risolvere problemi. L’importante è creare un comitato di coordinamento che racchiuda al suo interno rappresentanti del team di progettazione, delle risorse umane, dell’area tecnologica e di qualunque dipartimento interessato dall’operazione. Bisogna anche assicurarsi un coinvolgimento diretto dell’alta direzione cosicché tutti si sentano spronati a raggiungere un successo comune. Se non si segue questa linea di lavoro, la conseguenza è inevitabilmente quella di aumentare i tempi di realizzazione e creare fenomeni di rimbalzo continuo delle responsabilità, che portano solo un enorme spreco di risorse.”
