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Articolo del 01/05/2009

Tratto da Gestire n° 64-65
DAL COLLEGIO ALLA CASA DELLO STUDENTE - La Fondazione RUI

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Negli ultimi anni si è accresciuta e modificata la richiesta di alloggi per gli universitari fuori sede con un incremento dei servizi offerti e, di conseguenza, dei costi. Una trasformazione che ha costretto a ripensare l’organizzazione delle strutture residenziali. Ne parliamo con il presidente della Fondazione RUI: “E’ un settore difficile, con un feedback immediato da parte degli utenti. La nostra ricetta? Nella formazione bisogna puntare sulla qualità”

Il Facility Management è una disciplina capace di portare profondi benefici a una vasta gamma di organizzazioni. Un caso particolare e degno di nota è, ad esempio, quello delle strutture residenziali per studenti. La quasi totalità di questi soggetti non opera per il perseguimento di un profitto, ma secondo finalità formative e di supporto al percorso universitario dello studente. Negli ultimi anni lo scenario per queste realtà è cambiato in maniera decisa, con il passaggio dagli studentati-dormitori alle residenze-collegi dotate di sempre più servizi e sottoposte ad un numero crescente di vincoli legislativi legati soprattutto alle strutture, al risparmio energetico e alla sicurezza. Assicurare un adeguato equilibrio economico a queste strutture è perciò diventata una sfida manageriale di difficile soluzione. I costi gestionali negli ultimi dieci anni hanno visto una sensibile impennata, soprattutto per quanto riguarda l’area del FM, senza che questa venisse controbilanciata da un incremento delle rette. Per sapere quale futuro attende queste strutture abbiamo interpellato Cristiano Ciappei, Ordinario di Strategie eValore di Impresa presso la Facoltà di Economia dell’Università di Firenze e Presidente della Fondazione RUI, ente morale con 50 anni di storia che tra le sue attività ha la conduzione di alcuni dei più prestigiosi collegi universitari italiani.
Come è organizzata in genere la gestione dei servizi nelle residenze universitarie?
Quelle di cui parliamo sono strutture estremamente particolari nelle quali i servizi alla persona sono sia la base che l’obiettivo finale di ogni strategia di Facility Management. Ciò significa che le attività più importanti sono quelle realizzate per lo studente, il quale a sua volta ha la peculiarità di fornire un feedback immediato ed estremamente preciso rispetto alla qualità del servizio. Nei nostri collegi, ad esempio, il direttore ha il compito di operare come front office e quindi di rapportarsi agli studenti non solo per questioni riguardanti la formazione integrativa a quella universitaria, che è il nostro core business, ma anche per ciò che riguarda la raccolta del feedback relativamente alla gestione della struttura per garantire le migliori condizioni abitative e di studio. Il Facility Manager delle strutture si occupa invece di tutta la parte che potremmo definire di back office e non ha contatti diretti con gli studenti. Questa è la nostra impostazione, ma quello delle residenze universitarie è un campo caratterizzato da una estrema eterogeneità ed ogni realtà ha il suo metodo particolare per la gestione dei servizi. Anche all’interno della nostra stessa Fondazione, ad esempio, esistono collegi di dimensioni minori nei quali il direttore svolge anche le attività di Facility Management.
Quanto è estesa, in media, la superficie da gestire?
Le nostre strutture sono in generale molto grandi rispetto alla media: parliamo di edifici che ospitano circa 100 studenti in circa 5000 o 6000 metri quadrati. La media è quindi di 50-60 metri quadrati a persona, un dato dovuto anche alla presenza di molte aule studio e aree comuni. La nostra però è l’impostazione tipica di un collegio; per le strutture semplicemente residenziali, secondo le direttive ministeriali, è sufficiente garantire un minimo di 18 metri quadrati a persona.
Qual è il punto più critico per la gestione dei servizi nell’ambito delle residenze universitarie?
Il costo del personale è senz’altro l’elemento che ha la maggiore incidenza sulla spesa complessiva. Anche qui ogni realtà fa storia a sé, ma nel nostro caso abbiamo reputato opportuno optare per un utilizzo quasi esclusivo di personale interno per l’erogazione dei servizi, soluzione che crediamo ci possa garantire il maggior livello possibile di qualità. Ciò, logicamente, porta ad un grande innalzamento dei costi. La scelta di operare con personale interno è stata dettata da una considerazione soprattutto: il servizio che offriamo ai nostri studenti è quello di un hotel di lusso, con quattro pasti giornalieri, pulizia quotidiana delle camere, servizio di lavanderia personalizzato, ecc. Si tratta perciò di un servizio in sé molto costoso, che rimarrebbe fondamentalmente oneroso anche una volta esternalizzato. Concederlo in outsourcing potrebbe forse portare una diminuzione complessiva della spesa, ma si verrebbe a perdere quel rapporto quotidiano e diretto tra il nostro personale e gli studenti che per noi è molto importante e che serve a creare un’atmosfera particolare nei nostri collegi. Questa comunque è solo la nostra scelta, altre realtà sono impostate in maniera differente.
Le strutture residenziali per studenti riescono effettivamente a raggiungere una sostenibilità economica?
Dipende, appunto, dall’impostazione che si vuole dare a queste strutture. Nel nostro caso, ad esempio, le rette pagate dagli studenti coprono solo una porzione della spesa complessiva e devono quindi essere integrate da finanziamenti statali, come per tutti i collegi legalmente riconosciuti, e donazioni private. Giudicato dal nostro punto di vista questo non è certo un business remunerativo in termini economici, né in fondo mira ad esserlo, dato che l’obiettivo principale della Fondazione RUI è di carattere formativo.
Esistono però realtà con una diversa impostazione.
Sì, e spesso riescono a trarre un buon reddito dalle residenze universitarie. Queste ultime, ad esempio, possono essere interpretate come un buono strumento per sfruttare strutture immobiliari altrimenti di difficile collocazione sul mercato come gli edifici adibiti ad uso collettivo; si può tentare di modificare la loro destinazione d’uso, ma nel caso non vi si riuscisse, trasformarle in una residenza per studenti è un modo per riuscire comunque a trarne un profitto. Per farlo è chiaro che i servizi vanno ridotti all’osso. Un intervento di questo tipo può di fatto ribaltare la situazione, portando le entrate ad essere anche di entità doppia rispetto ai costi gestionali.
Crede sia attuabile uno scenario che vede diverse strutture residenziali per studenti unirsi per presentarsi sul mercato del Facility Management e ottenere contratti di autentico global outsourcing?
È una soluzione senz’altro interessante. Alcuni servizi, come la lavanderia e la pulizia, possono essere esternalizzati senza troppi rischi, a patto di mettere in atto una seria attività di controllo e di coordinamento interno. Il global outsourcer che volesse proporsi per operare in queste strutture dovrebbe essere dotato di un’enorme flessibilità e dinamicità, così da rispondere prontamente alle richieste di un cliente finale estremamente esigente come è lo studente, che come già detto è molto attento alla qualità del servizio e fornisce un feedback praticamente istantaneo. 


La Fondazione Rui
La Fondazione Rui, ente morale costituito nel 1959, incentra le sue attività sulla formazione dei giovani universitari, promuovendo iniziative aperte ad una dimensione internazionale della cultura. A tale scopo gestisce Collegi Universitari nelle maggiori città italiane, che intendono contribuire alla maturazione equilibrata della personalità di ciascuno studente nelle sue diverse dimensioni umana, culturale e professionale. La Fondazione Rui promuove il suo impegno educativo sia in forma autonoma, sia in collaborazione con amministrazioni ed enti nazionali (Ministeri, Regioni, Enti Locali) e internazionali come il Consiglio d’Europa e la Commissione Europea. La Fondazione Rui fa parte della Conferenza permanente dei Collegi Universitari legalmente riconosciuti dal Ministero dell’Università, che ha conferito questo titolo solo a 45 collegi di eccellenza in tutta Italia, tra i quali i 13 collegi della Fondazione Rui. Il criterio per accedere allo status di eccellenza MIUR è quello di proporre, oltre ai servizi e all’alloggio, una serie di attività didattiche - e, più in generale, culturali - aggiuntive a quelle universitarie. Corsi interdisciplinari, incontri con personalità della politica, della cultura, della moda, dello sport e dello spettacolo, corsi di lingua, casi di studio di storia e di economia ecc. Un fitto programma per allargare gli orizzonti culturali al di là di ogni specializzazione.

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