TELELAVORARE DI PIU' E MEGLIO

Clicca qui per conoscere Gestire

Le nuove tecnologie permettono di superare il classico modello di ufficio. Concentrare tutta l’attività in un ufficio sta diventando poco economico da troppi punti di vista e 45 milioni di americani ormai svolgono la loro attività da casa con grande risparmio strutturale e di spazio per le aziende, di trasporti, di tempo e di stress per i lavoratori. Tutti i vantaggi, e qualche svantaggio, di una maggiore flessibilità occupazionale

L’ambiente di lavoro sta attraversando un periodo di trasformazione talmente radicale che in molti casi, ormai, ha smesso di essere un luogo vero e proprio. L’edificio fisico in cui tutti i lavoratori convergono ogni mattina alle 9 e da escono in massa alla 5 del pomeriggio è stato sostituito da uno spazio mobile e virtuale, costruito grazie a strumenti come iPhone, BlackBerry e laptop. Come notato dall’Economist, “la norma oggi è il lavoro ovunque e in qualunque momento”. Questa tendenza ha delle enormi ricadute sull’attività dei Facility Manager; alcune di esse sono senz’altro positive, altre invece necessitano di un’analisi più approfondita.
Il numero di persone che lavorano da casa è aumentato in maniera esponenziale (parliamo di 45 milioni di americani, al momento), ma questo è solo un aspetto, forse il più evidente, di un ampio processo di trasformazione: gli impiegati ora comunicano tramite le e-mail, partecipano a teleconferenze, possono portare con se un gran numero di file e documenti grazie alle pennette USB e connettersi in rete quasi da ogni luogo; tutto ciò consente alle persone di svolgere lavori anche molti complessi senza bisogno di un ufficio. La U.S. Environmental Protection Agency (l’Agenzia per la Protezione dell’Ambiente del Governo statunitense) afferma che il 40% delle attività lavorative è adatta ad essere svolta in questo nuovo spazio virtuale, ma che al momento è stato sfruttato solo il 5% di questo potenziale. Ciò che le aziende dovrebbero leggere come scritto a caratteri cubitali in questo dato è semplice: lo spazio di lavoro virtuale nasconde un enorme potenziale di risparmio per ciò che concerne la gestione degli immobili e dei servizi ad essi collegati. Nasconde anche, è giusto notarlo, sfide di particolare complessità che non sarà facile vincere. I motivi per provarci sono comunque innumerevoli e di grande impatto. Volendo dividerli in categorie possiamo parlare di

• Fattori tecnologici: perché guidare per un’ora per parlare al telefono o usare un computer? Chi si occupa di custormer service, ad esempio, può tranquillamente rispondere alle telefonate da casa. Programmi come Skype permettono ormai di dialogare virtualmente a costo zero con chiunque nel mondo e i software per le teleconferenze si sono evoluti al punto di consentire a più persone di lavorare assieme proprio come se tutto il team si trovasse realmente nella stessa stanza.
• Fattori ambientali: è stato calcolato che nel solo 2007 il telelavoro di 2.9 milioni di statunitensi ha portato una riduzione nel consumo di carburante pari a circa 3200 milioni di litri e ad un taglio nelle emissioni di CO2 di circa 14 milioni di tonnellate, ovvero quanto si otterrebbe diminuendo il numero di auto in circolazione di 2 milioni di unità.
• Fattori sociologici: il modello di lavoro in ufficio dalle 9 alle 5 si adattava perfettamente ad una coppia di tipo tradizionale in cui l’uomo lavorava e la donna si occupava della casa. Questo tipo di relazione però è ormai un’eccezione sempre più rara; ciò che invece è rimasto immutato è la necessità che ogni persona ha di svolgere commissioni ed altre attività legate alla propria sfera privata. Riuscire a coniugare tutto ciò con un rigido orario di lavoro in ufficio è impresa quasi impossibile. Lo stile di vita e di relazione è cambiato, l’organizzazione del lavoro deve fare altrettanto.
• Fattori logici: le persone preferiscono lavorare per un’azienda che non sprechi il loro tempo e le loro energie. Dato che negli Stati Uniti il 76% delle grandi aziende offre modi e tempi di lavoro flessibili, le organizzazioni che non le prevedano, o semplicemente non ne incoraggino l’utilizzo, sono destinate a vedersi sfuggire le migliori risorse. La maggior parte delle grandi aziende da ormai una decade ha politiche di organizzazione del lavoro impostate sul concetto di flessibilità, ma in molti casi sono gli stessi dipendenti a non aver il coraggio di sfruttarle a pieno. Ora però che si è diffusa una maggiore consapevolezza circa i risparmi realizzabili grazie ad un’organizzazione flessibile del lavoro, sono spesso le stesse strutture di Real Estate delle organizzazioni a premere perché l’utilizzo dell’ufficio virtuale diventi sempre più intenso e diffuso. I Facility Manager, a loro volta, sono ben consci di quanto la flessibilità possa incidere positivamente sui costi e su molteplici aspetti del business aziendale, e si stanno quindi impegnando in prima persona per portare il tema della flessibilità in cima agli obiettivi della propria organizzazione, incoraggiandola a creare spazi di lavoro capaci di mutare lo stile di lavoro delle persone.

Il punto focale è proprio questo: interpretare la flessibilità come una misura capace di portare grandi benefici al business. I vantaggi di cui parliamo sono in realtà abbastanza evidenti di per sé e riguardano non solo dei risparmi energetici e un ridotto impatto ambientale, ma anche un aumento della produttività. Alcuni esempi possono chiarire meglio questi concetti:

- Riduzione nei costi legati allo spazio: il 40% della forza lavoro di IBM a livello mondiale non dispone di un ufficio. Questo è il risultato di una politica iniziata a metà degli anni ’90 e che ora produce un risparmio annuale nei costi legati a immobili e servizi stimato in 100 milioni di dollari. Sun Microsystems ha deciso di riprogettare completamente i suoi spazi dopo aver scoperto che la propria forza lavoro svolgeva quasi metà dell’attività lontano dalla scrivania. Il taglio degli spazi che ne è conseguito ha portato all’azienda una maggiore agilità, un incremento nella customer satisfaction e un risparmio di 69 milioni di dollari nel solo 2005. Ernst & Young infine offre una postazione di lavoro fissa solo a coloro che trascorrono più della metà della giornata lavorativa in ufficio, riducendo così di un settimo la superficie degli spazi affittati.
- Sostenibilità operativa: la gestione delle emergenze richiede molte risorse in un ambiente fisico, ma non altrettante in uno virtuale. Una ricerca del 2006 ha mostrato come l’87% di chi lavora da casa possa continuare a svolgere la propria attività senza alcun problema anche se l’ufficio rimane chiuso per diversi giorni a causa di un’emergenza, mentre questa percentuale scende al 67% per i lavoratori “tradizionali”.
- Produttività: secondo una ricerca della Watson Wyatt, le aziende che hanno la reputazione di essere un “great place to work” hanno un valore di mercato dell’1,8% più alto rispetto alle altre.

Le forme di flessibilità studiate per dare al dipendente un’ampia scelta riguardo al quando e al dove lavorare sono elementi essenziali per ogni azienda che voglia essere percepita e classificata come “great palce to work”. Con il telelavoro il personale può risparmiare sul costo della benzina e su tutte le altre spese relative all’utilizzo dell’automobile, avere più tempo a disposizione per le attività extra-lavorative e accumulare meno stress. Chi lavora da casa o secondo orari di lavori ridotti gode inoltre di una salute migliore, dedica più tempo all’esercizio fisico e ha una migliore qualità del sonno. Ci sono però anche dei “contro”. Il telelavoro può aumentare l’isolamento e portare a tensioni in famiglia, causate dell’incapacità di circoscrivere il lavoro entro confini temporali ben delimitati. La casa può così perdere quelle connotazioni che la rendono un rifugio e un posto nel quale è possibile “staccare” completamente dall’attività lavorativa. Il semplice fatto che una persona possa svegliarsi nel cuore della notte e accendere il computer per terminare un report può avere una lunga serie di ripercussioni negative. È allora importante studiare degli strumenti capaci di supportare i lavoratori che si trovano a dover trattare con questo nuovo tipo di problemi legati alla professione.

Il telelavoro non è comunque l’unica strada percorribile per raggiungere una maggiore flessibilità. Un’altra opzione è quella di riorganizzare gli orari di lavoro in ufficio secondo una diversa logica, ad esempio una settimana di quattro giorni con turni da 10 ore, oppure il “9x80” (80 ore di lavoro distribuite in 9 giorni invece che nei classici 10), che prevede la tradizionale settimana di cinque giorni in ufficio, ma seguendo un orario leggermente più lungo per nove giorni lavorativi consecutivi così da avere il decimo giorno libero. Oppure il job sharing, che prevede che due persone si dividano un singolo lavoro e una sola postazione. O ancora la “flessibilità informale” che prevede di cambiare sede e tempi di lavoro a seconda delle necessità del momento e dei compiti da svolgere.
Qualunque sia lo strumento che si vuole utilizzare, l’obiettivo da perseguire è uno solo: diminuire il più possibile la rigidità degli orari e degli spazi di lavoro per cercare di seguire il naturale andamento dell’attività del personale, che si trova ora a lavorare in un ambiente produttivo molto più complesso che in passato.

Lo sviluppo e la diffusione del concetto di luogo di lavoro flessibile dà ai Facility Manager l’opportunità di aumentare la portata del contributo che possono offrire alla propria azienda, portandolo oltre i confini dell’ufficio. Questa figura professionale deve giocare un ruolo fondamentale nel guidare le organizzazioni lungo una nuova concezione del lavoro e renderle così maggiormente produttive, più attente all’ambiente e, in ultima analisi, davvero competitive.

Tratto da:
Working Out of the Box
di Sandy Burud
FMJ, Novembre – Dicembre 2008