Come raggiungere il successo aziendale seguendo i cinque step della Service Integration

Negli ultimi anni c'è stato molto fermento nel mercato intorno a un approccio alla gestione del workplace definito come "integrazione dei servizi".

Ma cosa significa e in che modo la Service Integration crea valore per l'impresa?
L'idea alla base dei servizi integrati è molto semplice: creando legami più forti tra il portafoglio immobiliare di un'impresa, i suoi obiettivi commerciali, le sue risorse umane e il luogo di lavoro, gli stakeholder possono esercitare un impatto diretto e più significativo sui risultati aziendali.
In pratica si traduce in una collaborazione più stretta tra la gestione degli immobili e delle infrastrutture e le altre unità funzionali dell'impresa, come risorse umane e dipartimento IT, al fine di perseguire gli obiettivi aziendali. Quando i team transfunzionali escono dai loro compartimenti stagni per condividere le informazioni e coordinare gli sforzi, il risultato non può che essere un successo per l’azienda intera.

Riduzione dei costi di occupazione totali
Non è un caso se le aziende puntano a ridurre i costi di occupazione. Il costo di occupazione totale (TOC, dall'inglese Total Cost of Occupancy) rappresenta tipicamente la seconda voce di spesa per qualsiasi impresa. Le aziende che hanno ridotto il TOC sono accomunate da una caratteristica: hanno compreso che il "vero" costo di occupazione non si riduce solo ad affitto e ammortamento.
Il TOC comprende costi come:
-    affitto e ammortamento
-    ristrutturazioni e valorizzazioni
-    manutenzione
-    utilities
-    gestione dell'ambiente di lavoro
-    sicurezza
-    project management


Una volta che inizia a delinearsi un quadro "più veritiero" del costo di occupazione, uno dei modi più efficaci per ridurre il TOC è promuovere un maggior coordinamento tra le unità funzionali dell'azienda. Ad esempio, un team Real Estate riteneva di aver concluso un buon affare assicurandosi la locazione di un edificio a Singapore, per poi scoprire che il risparmio risultante dal contratto di affitto a basso costo era di gran lunga inferiore agli elevati costi energetici e operativi della struttura.

Improved utilization
Un approccio integrato può anche garantire un uso più efficiente dello spazio nello scenario in costante evoluzione dei moderni ambienti di lavoro. Mentre uffici, cubicoli e scrivanie vengono sostituiti da spazi di lavoro di tipo collaborativo e attrezzati con tecnologie che consentono ai dipendenti di partecipare in modalità remota, si rendono necessari metodi sofisticati per ottimizzarne la fruizione. Gli strumenti di gestione delle infrastrutture, come ad esempio i sensori di occupazione, sono in grado di rilevare il calore e il movimento per stabilire se e quando un luogo è ”abitato”. Tramite una comprensione chiara e completa dell'uso dello spazio, è possibile prendere decisioni consapevoli su questioni come la distribuzione dei servizi o la necessità di ampliare o ridimensionare gli spazi.

Talent, produttività e retention
Creare un ambiente di lavoro positivo e proficuo è essenziale per attrarre e trattenere collaboratori di talento. Alcuni individui hanno bisogno di uno spazio privato tranquillo. Altri preferiscono uno spazio collaborativo. Altri ancora potrebbero scegliere di lavorare in ambienti diversi dall’ufficio aziendale, a condizione che sia garantita la connettività. Per mantenersi efficienti e competitivi, occorre essere flessibili: ciò significa che i team all'interno dell'organizzazione devono impegnarsi a lavorare in stretta collaborazione.

Migliorare la Customer Experience
All'interno del loro portafoglio immobiliare, quasi tutte le società di respiro internazionale dispongono di spazi a contatto con il cliente. Per incominciare con il piede giusto e favorire un'esperienza del cliente positiva e memorabile, è opportuno adottare una visione olistica degli spazi e dei servizi erogati all'interno dell'organizzazione. In altre parole i Facility Manager devono conoscere i clienti tanto quanto gli addetti alle vendite o allo sviluppo commerciale, in modo che tutti, dalla reception al catering, perseguano un approccio orientato al cliente che viene trasmesso proprio attraverso il workplace.

Riduzione dealla carbon footprint
Uno dei vantaggi più trascurati di un approccio integrato alla gestione del luogo di lavoro è rappresentato dall'impatto positivo che può avere sugli sforzi di sostenibilità dell'impresa. Ad esempio, la mappatura dei dati e altre tecnologie tipicamente associate alle risorse umane possono essere utili ai team Real Estate per selezionare siti con accesso ottimale ai trasporti pubblici. Sforzi transfunzionali come questo - e l'adozione di politiche di lavoro flessibili - possono rivelarsi molto efficaci nel conseguimento di obiettivi di sostenibilità e nella creazione di una positiva immagine pubblica della vostra azienda.

Trarre vantaggio dall'integrazione
Certamente l'integrazione crea valore aziendale. Eppure per molte grandi imprese può sembrare un obiettivo irraggiungibile promuovere una stretta collaborazione tra Real Estate, Facility Management e altre unità funzionali. Un modo per conseguire con successo questo risultato e trarne vantaggio è collaborare con un Partern esperto, che capisca il valore dell'integrazione e abbia un’organizzazione, competenze, processi e sistemi disegnati per massimizzarne i benefici.

Come scegliere il giusto Partner
-    Chiedete suggerimenti oggettivi: selezionate un partner consapevole che il successo di un workplace non si misura dal valore di una transazione immobiliare o dal solo costo dei servizi, ma dal beneficio che una determinata scelta e soluzione integrata può portare alla vostra azienda.
-    Pretendete una provata e ampia esperienza: proprio come un approccio integrato richiede collaborazione attraverso le unità funzionali dell'impresa, è altrettanto importante unire le forze con un partern di servizi Real Estate e Facility Management che offra ampie competenze trasversali alle aree funzionali - oltre a competenze di sourcing e gestione dei contratti - per una maggiore efficacia dei risultati aziendali.
L'integrazione rappresenta una svolta fondamentale nell'approccio del Real Estate e del Facility Management che, se perseguita nel modo giusto, può diventare un vantaggio competitivo per la vs azienda.


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