Rispetto a quest’ultimo aspetto, in particolare, per quegli immobili adibiti a luogo di lavoro il Datore di Lavoro o un suo Delegato - che spesso coincide proprio con la figura del Facility Manager - ha l’obbligo di assicurare il rispetto della normativa sulla Sicurezza sul Lavoro di ciascuno Stato Paese (in Italia, il D.Lgs. 81/08).
La necessità di avere sempre sotto controllo una pluralità di variabili, di natura sia tecnica che amministrativa, impone l’utilizzo di sistemi evoluti di controllo delle informazioni, che le rendano facilmente consultabili ed elaborabili, che, in altre parole, le mettano realmente a disposizione dell’utente. Come sovente si sente ripetere, serve digitalizzare le informazioni e le procedure attraverso cui le informazioni vengono amministrate.
L’integrazione di queste soluzioni consente, oltre che di efficientare le quotidiane attività di gestione immobiliare, di mettere in atto un sistema digitale di controllo delle informazioni capace di tutelare il Datore di Lavoro nei confronti degli adempimenti obbligatori che riguardano l’immobile, le ditte manutentrici esterne ed i cantieri temporanei e mobili insistenti sull’immobile.
Lo schema sintetizza, in funzione del tempo e dell’evoluzione del processo edilizio, la modalità di alimentazione informativa della piattaforma digitale di gestione immobiliare
Se infatti attraverso l’adozione della metodologia BIM è possibile ottenere un archivio informativo visuale dell’immobile, capace di evolvere nei suoi contenuti garantendo così la continua attualità dell’informazione tecnica, le piattaforme di gestione immobiliare consentono di trasformare questo archivio, di per sé statico, in un archivio dinamico, in grado cioè di interagire attivamente con chi si occupa della conduzione dell’immobile.
Semplificando uno scenario in realtà molto articolato, le difficoltà nel realizzare questa integrazione informativa risiedono principalmente nel critico passaggio di consegne fra Project e Facility Manager. La trasmissione delle informazioni all’interno del processo edilizio è, infatti, tradizionalmente caratterizzata da particolari inefficienze proprio nella svolta fra la fase di realizzazione e quella di gestione dell’opera.
Nel panorama digitale sopra descritto, tali inefficienze possono manifestarsi essenzialmente per due ragioni.
Da una parte, questioni di natura tecnologica sulle modalità di trasmissione dei dati, su come assicurare il passaggio delle informazioni fra i modelli BIM e l’Ambiente di Condivisione dei Dati utilizzato in fase di Design & Construction, e la piattaforma di gestione immobiliare utilizzata per l’Operation & Maintenance.
Dall’altra parte, il tema è la consapevolezza dell’informazione da amministrare e, considerati i ritmi rapidissimi dell’evoluzione tecnologica, è facile immaginare che questo, più del precedente, sia l’aspetto che più richiede di essere approfondito.
Lo standard americano
COBie (Construction Operations Building information exchange), fondato sul formato di dati aperto IFC (ISO 16739), cerca di fornire una risposta ad entrambe le questioni sollevate, trattando di Facility Management principalmente dal punto di vista di building
maintenance.
Il tema più generale degli adempimenti obbligatori in capo a chi è responsabile della gestione di un luogo di lavoro, è invece una materia che difficilmente può essere regolata da uno standard internazionale, stante la natura almeno nazionale di tali obbligazioni.
Il Gruppo Contec, tramite l’integrazione delle competenze disciplinari specifiche delle società che lo costituiscono, ha messo a punto una serie di servizi che sono specificamente finalizzati a tutelare i Committenti rispetto agli adempimenti previsti per legge. Nel contesto italiano, in particolare, essi riguardano:
- La conformità tecnico amministrativa degli immobili.
Deve essere garantita l’idoneità tecnica del luogo di lavoro e devono pertanto essere monitorati e tenuti aggiornati documenti tecnici/progettuali attestanti, ad esempio, le deroghe agli spazi interrati, le certificazioni UNI/CE per la conformità degli impianti, il rispetto delle verifiche periodiche obbligatorie, le autorizzazioni all’esposizioni di insegne, ecc. In quest’ottica, l’implementazione di database e scadenziari digitali può rappresentare un semplice, ma significativo, aiuto nel garantire il monitoraggio delle scadenze previste per ciascun documento. Inoltre, laddove pertinente, l’utilizzo di un database BIM può permettere la correlazione di dei documenti agli specifici prodotti/sistemi/spazi interessati.
Schema per la Due Diligence documentale elaborato da Gruppo Contec con specifico riferimento al settore Retail.
- La gestione delle ditte manutentrici esterne.
L’art. 26 del D.Lgs. 81/08 prevede che, qualora il Committente intenda ricorrere a ditte manutentrici esterne, questi debba assolvere ad alcuni adempimenti obbligatori relativi ad una molteplicità di aspetti:
- la qualifica dei fornitori (comma 1, lettera a): il Datore di Lavoro deve verificare il possesso dei requisiti di idoneità tecnico-professionale dei fornitori, attuando procedure diverse a seconda dei casi. Specie nel settore Retail e nel caso delle aziende multisito, dove il numero dei fornitori raggiunge l’ordine delle centinaia, l’utilizzo di piattaforme digitali per la gestione della documentazione può rendere estremamente più agevole il controllo.
- la redazione di informativa (comma 1, lettera b): tramite questo documento il Datore Lavoro informa le ditte manutentrici sui principali rischi presenti nei luoghi in cui le stesse andranno ad operare. In questo senso, la messa a disposizione di un database BIM può rappresentare un valido ausilio per comunicare alle ditte manutentrici – presto anche attraverso realtà virtuale o aumentata - i rischi connessi agli spazi e ai dispositivi/attrezzature installati nel luogo di lavoro.
- incontri di Cooperazione e Coordinamento (comma 2, lettere a,b): le piattaforme digitali di gestione possono essere utilizzate per archiviare i verbali delle riunioni fra Datore di Lavoro e ditte manutentrici, attraverso i quali dare evidenza dell’avvenuto coordinamento in via preliminare all’intervento di ogni singola ditta.
- redazione di DUVRI (Documento Unico di Valutazione dei Rischi Interferenziali, comma 3): il ricorso al digitale può portare molteplici benefici nell’attività di valutazione e comunicazione dei rischi interferenziali fra le lavorazioni. L’utilizzo di un modello BIM può permettere una più rapida valutazione delle interferenze attraverso la simulazione delle lavorazioni che andranno eseguite sul luogo di lavoro; il modello informativo può essere utilizzato per comunicare i rischi connessi ad una lavorazione da eseguirsi in un determinato spazio e le misure preventive da mettere in atto; la piattaforma digitale di gestione immobiliare può tracciare l’avvenuta trasmissione del DUVRI alle ditte manutentrici e l’avvenuta accettazione di questo da parte delle stesse.
- La gestione dei cantieri temporanei o mobili.
Non è infrequente che la gestione di un luogo di lavoro richieda di eseguire degli interventi di modifica che ricadono nella definizione data dall’Allegato X del D.Lgs. 81/08. In tali casi, dal punto di vista della sicurezza, la legge obbliga il Datore di Lavoro a nominare, a seconda dei casi, figure quali il Coordinatore della Sicurezza in fase di Progettazione ed Esecuzione (CSP/CSE) o il Responsabile dei Lavori. Tali interventi possono anche essere di lieve entità, ma proprio per questo obbligano a dotarsi di specifiche competenze e di strumenti idonei di controllo (si pensi ancora una volta al settore Retail e alla necessità di realizzare cantiere di breve durata e attivi anche in orario notturno, in contesti fortemente urbanizzati). In queste circostanze, la metodologia BIM trova applicazione come strumento di controllo dei tempi di realizzazione e della sicurezza in cantiere. L’impiego di competenze specifiche permette inoltre di orientare il contenuto dei nuovi modelli informativi anche in ottica di tutela degli adempimenti obbligatori in fase di gestione.
Modello informativo corredato da attributi informativi utili a supportare la fase di gestione e la rispondenza agli obblighi di legge.
Le potenzialità che l’avvento del digitale offre in tema Facility Management, in particolare dal punto di vista della tutela verso gli adempimenti obbligatori in capo al Datore di Lavoro, meritano attenzione. D’altra parte,
risulta evidente come le complessità peculiari del tema e la necessità di leggerlo in chiave innovativa, obblighino i Committenti a dotarsi di competenze e capacità specifiche.
Competenze e capacità da coinvolgere, peraltro, quanto prima rispetto all’evoluzione del processo edilizio: è il concetto anglosassone di
Soft Landings, proposto dalle recenti normative britanniche in tema di digitalizzazione nelle costruzioni (es. PAS 1192-2:2013) e di Facility Management (es. BS 8536-1:2015). Secondo tale approccio gli utilizzatori e gestori del bene devono essere coinvolti nel processo sin dalle prime fasi di progettazione degli interventi, con l’obiettivo che le loro necessità vengano tenute sempre in considerazione e che venga ricucito quello “strappo informativo” fra realizzazione e gestione, cui prima si faceva riferimento.
