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Articolo del 01/09/2009

Tratto da Gestire n° 66-67
HO SOGNATO L'UFFICIO DEL FUTURO - Le opinioni dei soci IFMA

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Organizzazione delle attività e innovazioni tecnologiche stanno trasformando la struttura e la concezione stessa dei nostri luoghi di lavoro. E in avvenire come saranno? Quali sono le nuove tendenze? Si trasformeranno gli edifici o si opererà direttamente da casa? Interrogativi che abbiamo rivolto ai facility manager di alcune grandi aziende impegnate in questa rivoluzione epocale. E con loro abbiamo ipotizzato la realtà aziendale dei prossimi anni.

COME SONO OGGI

Antonio Di Donna
Direttore commerciale Abaco Team Facility Management
"C’è ancora troppa rigidità"
Il mercato italiano è in ritardo nell'affrontare i temi legati alla gestione degli spazi ufficio, come si può evincere anche dalla diffusione ancora non sufficiente del Facility Management e dall'alta percentuale di uffici di proprietà delle aziende. Questi aspetti si tramutano in rigidità nelle scelte e poca attenzione alle strategie per il miglioramento del comfort e per il contenimento dei costi di gestione. Qualcosa sta comunque cambiando negli edifici ad uso ufficio, anche grazie alla forte eco che a livello europeo sta avendo l’attività di sensibilizzazione verso i temi ambientali. Anche in Italia vediamo perciò emergere la richiesta di introdurre soluzioni sostenibili, legate al comfort (temperatura, umidità, ricambi aria, utilizzo degli spazi, ecc.) e accompagnate da un piano efficace di ottimizzazione dei costi.

Bruno Brulli
Chairman Ab System
"C’è un problema di funzionalità"
Sicuramente chi opera nel comparto FM ha da sempre una posizione privilegiata da cui osservare la realtà produttiva italiana, visto che i mercati, contraendosi, sono alla costante ricerca di soluzioni che portino consistenti economie nel ciclo produttivo. Appare comunque, almeno sul mercato nazionale, ancora poco chiaro quale sia il concetto di funzionalità degli uffici: alcuni lo intendono come luogo di rappresentanza e quindi pongono l’aspetto economico in secondo piano; altri tendono a ridurre all’essenziale spazi e comodità, per aumentare il profitto. Dal punto di vista del FM è perciò necessario comprendere i reali bisogni di un’azienda e pianificare interventi che, ad opera del Facility Manager, giungano chiari al mercato. Solo in questo modo chi opera dalla parte dell’offerta sarà in grado di formulare delle proposte che siano in linea con ciò che le aziende si aspettano.
 
Marie Puybaraud
Director Global WorkPlace Innovation Johnson Controls
"Luoghi rimodellabili"
Dalle nostre ricerche risulta che le esigenze dell’ufficio di oggi si sono evolute in diverse direzioni. Vi è la necessità di spazi ufficio più efficienti, che incorporino punti ristoro, lounge, spazi di incontro, ed altre facilities come negozi, sportelli bancari, assistenza medica, ecc. C’è richiesta di ambienti rimodellabili da parte degli stessi utenti per dare spazio a creatività e flessibilità e, allo stesso tempo, cresce l’utilizzo dell’abitazione come luogo di lavoro allo scopo di migliorare l’equilibrio tra attività professionale e vita privata. L’aumento del lavoro in team ha portato a curare con molta attenzione i canali di comunicazione interni all’ufficio e a creare sempre più spazi di incontro, sia per meeting e riunioni che per favorire l’interazione sociale. A tutto ciò si somma la necessità di implementare le più moderne soluzioni volte all’ecosostenibilità e all’uso di energie rinnovabili.

Alessandro Calvo
Direttore Area Facility Management Yuppies Service
"Spariscono le barriere"
La concezione che il lavoratore ha dell’ufficio sta mutando in maniera radicale. Lo mostrano anche le richieste che giungono dal cliente interno: se una volta riguardavano le caratteristiche dell’ufficio, come ad esempio le sue dimensioni e il suo comfort, ora si concentrano soprattutto verso benefit di altro genere, come palestre, beauty centre, aree break, ecc. Se spostiamo il punto di osservazione verso l’area urbana, notiamo che, attraverso l’uso di tecnologie wireless, è ormai “area ufficio” anche il parco, il bar, il treno, ed altri luoghi non tradizionali. L’ufficio, quindi, non ha più barriere fisiche. Purtroppo in generale le scelte delle aziende, con l’eccezione di qualche caso virtuoso anche in ambito Pubblico, non stanno assecondando in maniera adeguata questa tendenza.
 

E COME SARANNO QUELLI DEL FUTURO? 

Antonio Di Donna
Direttore commerciale diAbacoTeamFacilityManagement
"Il futuro è il centro direzionale"
Gli edifici devono prevedere standard predefiniti di efficienza e flessibilità: quindi il futuro delle medie e grandi imprese dovrebbe essere proiettato verso i centri direzionali tesi a garantire ed ottimizzare le infrastrutture, i trasporti ed i servizi per i fruitori. Questa scelta, in Italia, si scontra soprattutto con le difficoltà legate alle responsabilità degli enti locali sui progetti urbanistici integrati.

Giuseppe Rago
Presidente e Amministratore Delegato BNP Paribas Real Estate Property Management
"Vincerà chi sarà più veloce a cambiare"
L’innovazione tecnologica continuerà a mutare la concezione stessa di edificio. In tal senso esistono due scuole di pensiero: c’è chi scommette sul cosiddetto “edificio intelligente” e utilizza Building Management System sempre più sofisticati per assecondare i bisogni del business. Questo approccio comporta rischi legati alla veloce obsolescenza tecnologica. Altri invece sostengono che la prossima generazione di sistemi IT e di comunicazione ci slegherà di fatto dal luogo di lavoro e dai servizi; l’edificio sarà perciò più ecologico, disegnato per migliorare le interazioni sociali, più semplice e con una minore presenza di sofisticati sistemi intelligenti integrati al suo interno. In ogni caso sarà fondamentale la capacità dell’edificio di accogliere e facilitare strategie di riconfigurazione fisica, perché la domanda premierà gli immobili adatti ad assecondare radicali e veloci cambiamenti organizzativi.

Carlotta Rota
Solution Development Manager Johnson Controls
"Sarà un alveare, una fortezza o… ecologico"
L’economia globale sta rimodellando lo spazio ufficio. Il boom delle tecnologie e del business web-based ha generato una forza lavoro con nuove necessità rispetto agli spazi in cui operava tradizionalmente e che, secondo lo scenario più probabile, avrà sempre meno tempo a disposizione e dunque maggior bisogno di flessibilità. Ciò aprirà la strada a tre scenari possibili: - The hive (l’alveare): un ambiente fortemente tecnologico, orientato alla produttività e competitività globale. - The eco office: un ambiente all’insegna della sicurezza e della sostenibilità ambientale, dove l’equilibrio tra lavoro e vita privata e l’attenzione per la comunità sono valori chiave. - Gattaca (la fortezza): una realtà frammentata, gerarchica, che privilegia maggiormente le necessità del business e la produttività rispetto ai dipendenti.

Alexis Lerouge
Direttore Marketing Integrated FM Sodexo Italia
"Senza un modello unico"
Non vedo un modello ufficio unico applicabile a tutte le aziende; oggi vi è una forte caratterizzazione degli edifici, con sedi concepite per attività specifiche: produzione, amministrazione, call centre, ecc. Ogni immobile perciò si deve adattare a specifiche esigenze funzionali per quanto riguarda l’accessibilità, i livelli di sicurezza, le aspettative degli utenti finali in merito ai servizi e altri fattori. Ne deriva che nei centri direzionali vedremmo sedi direttive, marketing, commerciali e amministrative. Ci sarà un moltiplicarsi dei centri logistici e mi auguro che continueremo ad avere non solo sedi produttive tecnologiche di eccellenza, ma anche specializzate.


IL TRAMONTO DELL'UFFICIO TRADIZIONALE E' VICINO?

Bruno Brulli
Chairman Ab System
"Internet ha già ucciso il modello tradizionale"
L’ufficio tradizionale in un certo senso è sparito già da molto tempo. Solo qualche anno fa non saremmo stati in grado di immaginare una struttura come un call centre ed il modo in cui è organizzata anche dal punto di vista del semplice space planning. Internet ha virtualmente azzerato le distanze e quindi molte attività, per essere svolte in maniera efficace, non richiedono più che il dipendente vada ad occupare spazi che poi per 12 ore al giorno restano vuoti. Credo si debba davvero iniziare a pensare e ad agire come se l’edificio ad uso ufficio sia ormai una realtà del passato. Una volta che avremo accettato questa idea, potremo finalmente vedere quali e quante opportunità questa nuova concezione dell’attività lavorativa può portare a tutti, soprattutto a chi gestisce servizi. Il nostro compito, come operatori del Facility Management, comunque non cambierà: ora come in futuro, dovremo essere capaci di trovare soluzioni efficaci e saperle gestire a prescindere dai contenuti tecnici.

Giuseppe Rago
Presidente e Amministratore Delegato BNP Paribas Real Estate Property Management
"Saranno sempre più flessibili"
Il lavoro oggi è concepito come attività flessibile nel tempo e nello spazio, nonché variabile nella localizzazione. Gli spazi ufficio dovranno adattarsi a questa esigenza per non scomparire e il Facility Management potrebbe evolvere verso una sorta di gestione della logistica mirata a fornire un supporto flessibile al singolo dipendente e alla sua organizzazione. In tale scenario le qualità richieste a chi si occupa di FM saranno: • la capacità operativa nel fornire servizi continuamente variabili per ampiezza, disponibilità temporale, tipologia di localizzazione e prestazioni richieste. • La gestione degli imprevisti, con una pianificazione dettagliata che permetta di rispondere ad un enorme gamma di possibili eventi. • L’efficacia operativa, con una valutazione precisa circa l’influenza dei servizi sul lavoro, la soddisfazione del personale ed il successo dell’organizzazione. L’ “help desk” evolverà verso l’ “help interface” e potrà includere l’organizzazione di viaggi, la gestione delle informazioni, e magari estendere il proprio intervento fino ad una comunità allargata fornendo servizi di supporto a livello sociale, di tempo libero e familiare.

Alexis Lerouge
Direttore Marketing Integrated FM Sodexo Italia
"Dall’open space all’open building"
Non sono così sicuro che in Italia il lavoro a casa sostituirà l’ufficio, anche per questioni culturali. Inoltre c’è e ci sarà sempre bisogno di “materializzare” l’azienda ed una sede fisica, oltre a costituire la scatola dell’attività, riveste anche una funzione di trasmissione dei valori, dell’identità e dell’umore aziendale. Sicuramente ci troveremo ancora a gestire spazi di lavoro anche di grandi dimensioni: forse meno uffici di tipo tradizionale e più postazioni di lavoro condivise e aree di incontro formali e ricreative.
L’ottimizzazione degli spazi farà scomparire i corridoi a beneficio di atri, trasformerà la sala mensa in area di lavoro dopo pranzo e si passerà dall’open space all’open building. In questo scenario il ruolo e il lavoro delle società FM evolveranno sicuramente. Crescerà la quantità di informazioni e di servizi da gestire e avremo a disposizione sempre più tecnologia: indicatori di presenza, rilevatori di temperatura, sensori di vario tipo che consentiranno, a chi sarà in grado di analizzare e sapere leggere le informazioni, di organizzare una manutenzione di tipo predittivo, portando ulteriori risparmi.

Alessandro Calvo
Direttore Area Facility Management Yuppies Service
"Si va verso la parcellizzazione degli spazi"
 I cambiamenti che stanno investendo l’ufficio non sono frutto di una semplice rimodulazione dei costi, ma di un nuovo modo di interpretare i bisogni della persona. Non credo però che la prossima tappa sarà il lavoro da casa, un’ipotesi che riprodurrebbe in altra forma l’ufficio dal quale la persona oggi rifugge. Penso piuttosto che la parcellizzazione degli spazi e il desk sharing siano frontiere più verosimili. Ciò porterà un cambiamento nell’attività del Facility Manager, ma in realtà i confini tra le diverse aree di gestione in cui opera oggi sono già mobili e permeabili, in sintonia con un mercato di riferimento che richiede servizi sempre più integrati, nell’ottica di una gestione immobiliare strategica. In futuro il Facility Manager si troverà a muovere leve diverse e a riconoscere nuovi bisogni nell’utenza interna, ma non sarà una rivoluzione concettuale; si tratterà solo di imparare ad associare nuovi strumenti e tecnologie ad un concetto di spazio “allargato”.
 

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