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Articolo del 01/04/2011

Tratto da Gestire n° 75
Così ti costruisco l’ambiente ideale

di Maria Elisa Dalgrì
Come si crea uno spazio ufficio davvero funzionale? Per cercare di scoprire tutti i segreti e gli aspetti di questa fondamentale attività organizzativa, IFMA Italia ha svolto una inchiesta tra i Facility Manager suoi associati

Parole d’ordine: lavoro di squadra, sostenibilità, flessibilità
Vediamo prima di tutto quali sono gli obiettivi che più spesso i Facility Manager cercano di realizzare all’atto di creare e organizzare uno spazio di lavoro. Dalle risposte raccolte in questa mini-inchiesta risulta evidente un fattore di cui spesso si parla analizzando l’ufficio moderno, ovvero il grande valore acquisito dal lavoro di squadra. La maggior parte dei soci interpellati infatti mette in evidenza come le scelte principali relative allo spazio vengano ora fatte prendendo come principale parametro più le esigenze dei team di lavoro che quelle dei singoli dipendenti.
Helen Pillolo di Novell ad esempio nota: “il nostro personale è diviso in team, quindi il primo passo consiste nell'identificare quante squadre saranno presenti in un ufficio; in seguito ci si confronta con il manager dei singoli team per verificare se sono sorte nuove esigenze lavorative che possano richiedere una diversa organizzazione dello spazio rispetto al passato. Può ad esempio essere aumentata la frequenza delle loro riunioni e quindi i dipendenti preferirebbero non dover percorrere troppa strada per raggiungere la sala più vicina. Per gli spazi comuni si tende spesso a fare micro survey tra i dipendenti per avere il loro parere sulla modalità e frequenza di utilizzo”.
Abbiamo anche chiesto se nelle scelte relative in particolare agli arredi abbia più peso il concetto di sostenibilità o l’estetica. Come forse era facile attendersi, quello che abbiamo ricevuto è stato quasi un plebiscito a favore della sostenibilità.
Mauro Poli di Max Mara ha però offerto uno spunto interessante anche per future discussioni: “la tentazione oggi è senz’altro quella di rispondere “sostenibilità” in modo perentorio, ma se io dovessi sbilanciarmi direi senz’altro “estetica”. Perché di vera e buona estetica non se ne vede poi molta negli ambienti di lavoro.
Con questo non voglio dire che conti solo il “bello” fine a se stesso, ma che, se per la nostra casa, il nostro abbigliamento, la nostra auto l’ideale è avere qualcosa di bello, allora non vedo perché debba fare eccezione proprio il luogo di lavoro, dove fra l’altro si trascorre la maggior parte della giornata”.
Detto questo vi è comunque un consenso generale sul fatto che ogni azienda fa storia a sé e che l’obiettivo da raggiungere di volta in volta dipende dalle esigenze e dalle caratteristiche di quella particolare organizzazione. Come fa notare Paolo Achilli di Sky Italia: “l’organizzazione degli spazi di lavoro è strettamente legata al tipo di attività svolta. Il punto fondamentale perciò è conoscere e valutare al meglio l’organizzazione. Open space, uffici singoli, spazi multifunzionali sono tutte soluzioni valide se “cucite su misura” per l’attività quotidiana”.
Mirna Gelleni di Unicredit Real Estate ha però una precisazione in merito: “è vero che molto dipende dal tipo di lavoro che si deve svolgere; ma è anche vero che purtroppo non si può vincolare un ambiente lavorativo ad una specifica attività, dato che le strutture aziendali cambiano rapidamente e gli spostamenti sono all’ordine del giorno. La flessibilità deve essere perciò alla base della progettazione integrata. A seguire, l’analisi delle esigenze delle strutture da allocare aiuta certamente ad individuare gli elementi da prediligere, ad esempio aree di progetto o piccole sale meeting”.

Circolare, circolare. E alla luce del sole
Dopo aver visto quali obiettivi perseguono i Facility Manager all’atto di immaginare lo spazio di lavoro, cerchiamo ora di capire come questi obiettivi vengano poi tradotti in realtà.
Un primo elemento che abbiamo cercato di appurare è quale sia l’elemento fisico (scrivanie, sedie, spazi per la circolazione, ecc.) attorno al quale, idealmente, i nostri soci costruirebbero tutto il resto dell’ambiente. L’elemento citato con maggior frequenza è stato senz’altro lo spazio per la circolazione che, come nota Gianni Maja di Avago Technologies, “è un importante elemento di sicurezza e fa subito comprendere se il layout è compresso o armonioso” mentre Marco Claudio Agazzi di Alcatel Lucent Italia sottolinea la sua utilità nel “creare tanti microambienti diversi all’interno di un unico ufficio”.
L’importanza attribuita a questo elemento è probabilmente anche il riflesso del maggior peso assunto dal lavoro di squadra nell’ufficio moderno: “gli spazi per la circolazione sono essenziali” dichiara infatti Pillolo di Novell “perché l’ambiente ideale deve raccogliere in gruppi le persone che lavorano per lo stesso team senza isolarle troppo dagli altri e sprecare meno spazio possibile, vista la continua spinta a ridurre i metri quadri occupati al minimo indispensabile”.
Grande importanza è attribuita anche agli spazi comuni e alla luce naturale. I primi, secondo Marco Grassi di Eli Lilly Italia, “hanno assunto un’importanza rilevante come luogo per riunioni informali utili allo scambio di idee e di informazioni”, mentre Paolo Davoglio di Mattel Italia sembra interpretare un pensiero comune ai nostri soci quando sottolinea il valore fondamentale della luce naturale come fattore che “incide moltissimo sulla qualità della prestazione di lavoro e sull’umore della persona”. L’importanza della luce naturale è risultata ancora più evidente quando abbiamo chiesto ai nostri soci di disegnare la postazione di lavoro ideale: pochi infatti sono coloro che non hanno citato l’illuminazione come uno dei tre elementi fondamentali in tal senso, spesso accompagnandola con l’ergonomicità, l’isolamento acustico e una climatizzazione ottimale.
Anche Giorgio Barberis di Lutech indica la luce naturale come una delle tre qualità che ogni postazione di lavoro dovrebbe possedere, ma come primo elemento indica “la solidità, dato che in qualsiasi azienda un elemento di arredo dovrà subire almeno un processo di moving nel suo ciclo di vita.
La postazione deve essere perciò composta da elementi scomponibili che non si deteriorino né nell’uso quotidiano, né durante i traslochi”.
Modularità e solidità, insieme a flessibilità e facilità di pulizia, sono anche gli elementi che i soci intervistati citano con maggiore frequenza descrivendo cosa cerchino negli arredi per ufficio. Su questo argomento è interessante l’annotazione fatta da Gelleni di Unicredit Real Estate: “stiamo andando verso tecnologie wireless che consentono di lavorare in qualunque punto dello spazio; quindi, più che gli arredi, credo che l’elemento chiave siano le infrastrutture che non devono porre barriere al lavoratore”.
Infine, dopo aver visto come i nostri soci agiscono per creare il loro spazio di lavoro ideale, abbiamo voluto anche discutere dei loro errori, domandando se esiste un materiale o un arredo che giudicavano essere un grande investimento ed invece ha creato seri problemi.
Le risposte, come si può ben immaginare, sono state tutte molto eterogenee; c’è chi, ad esempio, ha messo in guardia sull’uso della moquette perché poco versatile in caso di re-layout, chi evidenzia la grande difficoltà nel trovare la seduta ideale e chi a sue spese ha scoperto che sul mercato degli arredi per archiviazione non esistono molti prodotti dotati di flessibilità e facilmente adattabili alle diverse situazioni.
E c’è anche chi, come Agazzi di Alcatel Lucent Italia, va più nello specifico e mette in guardia nei confronti dei “materiali duri come il gres porcellanato per la pavimentazione. Sono resistenti, lavabili, si rovinano poco ma allo stesso tempo creano qualche problema a livello acustico: il rumore viene amplificato e non attutito come in presenza di materiali quali gomma o moquette”.

L’incubo di un cubicolo sovraffollato. E di un attaccapanni
Dopo aver visto come un ufficio dovrebbe essere, abbiamo anche provato ad utilizzare la prospettiva opposta, chiedendo ai nostri soci come non dovrebbe essere. Quale singolo elemento, ad esempio, secondo loro è sinonimo di un ufficio mal progettato?
Le risposte raccolte hanno mostrato, oltre ad una generale insofferenza verso la presenza degli appendiabiti tra le scrivanie, una diffusa avversione al cubicolo o comunque al suo utilizzo eccessivo. Pillolo di Novell sembra perciò dar voce ad un’idea condivisa dalla maggior parte dei soci interpellati quando afferma: “tra le scrivanie degli open space non vorrei mai vedere divisori troppo alti che richiamano ancora il vecchio e superato concetto di cubicolo. Un ufficio di alta qualità si riconosce più da quello che non si vede: niente accumuli di carta, scatole o altro in giro, niente sporco e niente macchie sui muri. Un visitatore non deve essere distratto da viste spiacevoli, ma percepire solo un ambiente comodo per lavorare al meglio”.
Per meglio comprendere cosa assolutamente non bisogna fare per creare un ufficio funzionale, abbiamo invitato i soci a condividere con noi il ricordo dell’ambiente di lavoro peggio congegnato che gli fosse mai capitato di vedere.
Quella che abbiamo raccolto è una lunga, quanto eterogenea, galleria degli orrori progettuali e gestionali con alcuni temi ricorrenti quali il sovraffollamento e la scarsa illuminazione.
Silverio Donghi di Kraft Foods Italia Services ad esempio ricorda quanto visto in una società che opera nel settore dei call center “con dodici persone in circa 18 mq, spazio in cui io sono solito sistemare al massimo tre dipendenti. L’esatto opposto di quanto ho visto recentemente negli uffici della nostra sede in USA, dove la postazione di lavoro è stata sostituita da un arredo che ricorda un comodo salotto di casa”.
Dopo aver chiesto agli intervistati di rivivere i loro “incubi”, abbiamo voluto conoscere anche i loro sogni, domandando quale soluzione adotterebbero se avessero a loro disposizione un budget maggiore. Ecco alcune delle loro risposte :
“Cambierei le postazioni di lavoro classiche con tavoli collaborativi. Purtroppo, per funzionare, tavoli di questo genere devono essere molto ben strutturati e quindi sono spesso costosi. Potendo, implementerei il wi-fi ovunque e toglierei i telefoni fissi”.
“Vorrei avere spazi polmone (scrivanie vuote o interi uffici vuoti) ad ogni piano per creare un sistema di hotelling desk gestibile con sistema di prenotazioni a distanza”.
“Una cosa tutto sommato non difficile da applicare è la gestione individuale del comfort (luce e temperatura). Se non ci fossero problemi di risorse, ed in un’ottica di hot desk, vorrei implementare la gestione personalizzata dell’altezza della scrivania, delle impostazioni ergonomiche della sedia, della configurazione del computer e del telefono, e di altri elementi; il tutto regolato tramite black berry. Ma questa purtroppo è fantascienza”.
“Allestirei tutte le postazioni lavoro con Skype (con cuffie e microfono) per permettere collegamenti informali e veloci con i colleghi che lavorano sia in sede che in tutti i Paesi del mondo”.
“Capi con uffici più piccoli che lavorano insieme agli altri”

Com’è difficile scalare le gerarchie
Uno dei criteri che in passato ha avuto un peso determinante nella creazione degli spazi ufficio è quello gerarchico, che prevede l’assegnazione di spazi più grandi, attrezzati e decorati a seconda dell’importanza della carica ricoperta in azienda.
Si dice spesso che questo criterio è ormai al tramonto. Ma è davvero così?
A giudicare dalle testimonianze raccolte tra i nostri soci, la risposta è no, anche se le cose sembrano in effetti sembrano avviarsi verso un cambiamento. La maggior parte delle risposte che abbiamo ricevuto testimoniano come il criterio gerarchico abbia ancora un peso tutt’altro che trascurabile nella gestione dello spazio.
Paolo Achilli di Sky Italia ad esempio dichiara che “l’esigenza di avere postazioni di lavoro adeguate al livello gerarchico è ancora presente e personalmente la ritengo corretta.
In ogni gruppo di lavoro esiste un leader e questo deve essere riconosciuto non solo per le capacità professionali”.
Il clima generale però sembra suggerire che, anche nei molti casi in cui è ancora applicata, questa modalità di assegnazione dello spazio sia ritenuta solo un ingombrante retaggio del passato, tanto che un numero consistente di soci, alla domanda “esiste ancora il criterio gerarchico?”, risponde essenzialmente con due parole: sì, purtroppo.
La volontà di cambiare perciò è palpabile, ma mutare lo stato delle cose potrebbe non essere così semplice.
Quanto dichiarato da Barberis di Lutech, ad esempio, ci fa capire come il criterio gerarchico si stia adattando alle nuove forme di ufficio, proprio quelle che sulla carta avrebbero dovuto portare alla sua scomparsa: “ritengo che tale criterio sia ancora importante e determini scelte di fondo rilevanti. Anche nel caso di spazi organizzati con postazioni multiple, tipo un call center per intenderci, esiste sempre una gerarchia di natura operativa piuttosto che relativa alla percorribilità degli spazi. Se parliamo poi di criterio gerarchico nell’assegnazione di uffici ai singoli o di spazi riservati a gruppi numericamente ridotti, appare ovvio quanto questo elemento condizioni ancora la progettazione degli spazi.
In genere i dirigenti, anche quando decidono di sposare tendenze di tipo più operativo, come l’open space e le soluzioni “shared”, tendono comunque a chiedere spazi dotati di una loro autonomia, e quindi gerarchizzati rispetto al resto dei dipendenti, oppure postazioni di maggiore qualità e dotate di elementi caratterizzanti, quali ad esempio pareti vetrate, satinate o rivestite”.
A tal proposito abbiamo chiesto ai nostri soci se fossero soliti utilizzare gli stessi criteri per la scelta della seduta dell’Amministratore Delegato e di un impiegato. La risposta è stata negativa nella maggior parte dei casi.
Paolo Cattorini di Citi ad esempio è molto franco su questo punto: “in tutta onestà, devo dire che i criteri non sono uguali, dato che il budget concesso è diverso.
In entrambi i casi vengono rigorosamente rispettati gli stessi criteri di ergonomia e di funzionalità; la differenza di costo è dovuta alla qualità dei materiali, necessariamente diversa per il ruolo di rappresentanza dell’Amministratore Delegato”. Molto spesso, come fa notare ad esempio Marco Ronzio di Enel “le soluzioni tecniche sono identiche, ma i materiali ed alcune caratteristiche ergonomiche risultano differenziate”.
Anche se in minoranza, è comunque notevole il numero dei soci che affermano con decisione di scegliere la stessa seduta a prescindere dal ruolo ricoperto dal cliente interno.
Segno che i tempi della poltrona in pelle umana di fantozziana memoria forse non sono del tutto tramontati, ma si avviano verso il crepuscolo.

Lo spazio resta aperto. E multiforme
La tecnologia è forse il singolo elemento che ha avuto l’impatto maggiore nel provocare il sensibile mutamento registrato in questi anni nello stile e nello spazio di lavoro. Questa opera di metamorfosi sembra ben lontana dall’essere giunta al suo stadio finale: la tecnologia continua a progredire e i suoi effetti sull’ambiente di lavoro sembrano amplificarsi.
Tutto ciò non può che tradursi in una sfida notevole per i Facility Manager e per chi, in generale, ha il compito di immaginare lo spazio produttivo: quella di creare un ufficio in grado di assecondare adeguatamente i cambiamenti imposti dalla tecnologia, così da non essere costretti a rivedere continuamente l’organizzazione dell’ambiente di lavoro e ad acquistare nuovi arredi.
Come realizzare questo difficile compito? Le risposte dei soci da noi interpellati convergono essenzialmente su due concetti: modularità e flessibilità, in tutte le loro declinazioni.
Moltissimi intervistati tengono a far notare che la flessibilità va intesa nel senso più ampio possibile e deve quindi riguardare anche e soprattutto gli impianti perché, come nota Corrado Pompini di Tetrapak Packaging Solutions, “è l’edificio che deve adattarsi all’organizzazione e non viceversa”.
Davoglio di Mattel Italia ci ha parlato lungamente dell’importanza di studiare sin dall’inizio uno spazio ufficio capace di trasformarsi senza troppo sforzo: “la flessibilità è un elemento di grande valore da considerare subito nella fase di progettazione, adottando ad esempio un modulo di spazio standard e dimensionando in rapporto ad esso tutti gli uffici. Chiaramente i migliori risultati saranno raggiunti in presenza di immobili con precise caratteristiche di efficienza strutturale: la forma geometrica, la posizione delle colonne, la regolarità delle superfici vetrate, ecc.
Un altro elemento indispensabile è il pavimento galleggiante in tutta la superficie destinata agli uffici quale unica garanzia per raggiungere facilmente ogni postazione di lavoro con gli impianti di servizio.
E poi, chiaramente, una rete dati wireless che copra l’intera area degli uffici”.
Una soluzione molto interessante è quella presentata da Grassi di Eli Lilly Italia: “nella nostra casa madre, tutto il necessario per lavorare si trova dentro una sorta di trolley-cassettiera. L’impiegato la mattina preleva questo trolley, raggiunge una qualunque scrivania libera, si collega alla rete ed ha tutto il necessario per lavorare”.
Dopo aver chiesto ai nostri soci come si preparano al futuro, abbiamo anche voluto cercare di comprendere come lo immaginano.
Dalle loro risposte appare evidente che i prossimi anni saranno all’insegna dell’open space. “Sarà sempre la nostra soluzione preferita anche per il futuro” afferma Pillolo di Novell “l'open space rimane il modo migliore per mantenere bassi i costi ed ottimizzare l'utilizzo degli spazi. Inoltre, se ben organizzato, favorisce al meglio la comunicazione per cui una volta che il cliente interno si è abituato all’open space, difficilmente desidera tornare indietro.
Cito al proposito l’esempio recente di una persona che, promossa a manager, ha avuto l'opportunità di spostarsi in un ufficio chiuso, ma ha declinato per non sentirsi isolato dal proprio team”.
Malgrado quasi tutti i soci da noi interpellati vedano un futuro ancora caratterizzato dall’open space, nessuno sembra suggerire che sia la soluzione perfetta. Uno di loro afferma “alcuni progettisti pensano che l’open space vada bene per certi gruppi di lavoro, ma il problema acustico e il maggiore stress, che si traducono in perdita di produttività e un rischio maggiore di assenteismo, sono problemi difficili da risolvere.
Altri progettisti vedono nel landscape space una forma culturale, se non addirittura mentale, di lavorare. Nell’ambito di un ufficio moderno si può ritenere che abbia grandi potenzialità, anche perché impatta sul singolo e sulla sua capacità di capire e rispettare gli altri e quindi di lavorare meglio”.

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