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Articolo del 01/09/2009

Tratto da Gestire n° 66-67
LA SCRIVANIA FLESSIBILE - L'Hotelling

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L’ufficio come luogo di lavoro fisso sta tramontando e sempre più spesso i dipendenti svolgono la loro attività fuori sede. Anche l’uso e la concezione delle postazioni perciò deve cambiare

Gli ultimi anni hanno visto l’emergere di nuove modalità di organizzazione dell’ambiente produttivo, un’evoluzione necessaria a rispondere con successo al profondo mutamento che sta investendo il concetto stesso di lavoro. Il modello classico di ufficio, con una postazione assegnata ad un singolo dipendente che la utilizza dalle nove alle cinque, sta ormai tramontando perché incapace di rispondere alle esigenze di una forza lavoro abituata a svolgere la propria attività in qualunque posto e a qualunque ora. Allo stesso tempo è aumentata la richiesta per un’organizzazione del lavoro che meglio si concili con la vita familiare dei dipendenti e permetta loro di raggiungere un miglior equilibrio tra sfera privata e professionale.
Per non scomparire davanti a tutti questi fattori, l’ufficio si trova costretto a cambiare volto; non deve perciò sorprendere la crescente popolarità riscontrata dall’hotelling, una modalità che consente di assegnare la stessa postazione a più dipendenti in maniera flessibile. Analizzando questo metodo e soprattutto i fattori che spingono le aziende ad utilizzarlo, si può notare quanto ormai sia stato ribaltato il concetto stesso di lavoro: ora l’ufficio non è più la base dell’attività produttiva, ma solo uno dei tanti luoghi dove può essere svolta; la sede aziendale sta assumendo perciò il ruolo di una sorta di base d’appoggio, un luogo dove si compiono soste veloci e saltuarie per fare rifornimento di materiale e risorse.
Il fulcro della questione, perciò, non è più quello di consentire ai dipendenti di riuscire a lavorare efficacemente fuori sede, perché questo accade già; l’obiettivo, piuttosto, è fare in modo che il loro passaggio in ufficio non si traduca in un momento in cui l’attività produttiva si arresta. È necessario quindi che i dipendenti al loro arrivo in sede trovino sempre una postazione pronta e funzionale che consenta di avere accesso immediato a tutte le risorse di cui necessitano.
L’azienda quindi si trova davanti ad una sfida di non semplice soluzione: da un lato non può permettersi di assegnare ad ogni dipendente una postazione personale che rimarrà vuota per la maggior parte del tempo; lo spazio è la seconda voce di costo per ogni azienda e quindi ogni piano di contenimento delle spese degno di tal nome deve necessariamente passare attraverso uno sfruttamento il più possibile efficace dello spazio ufficio. D’altra parte l’organizzazione non può nemmeno correre il rischio di porre il dipendente nella condizione di non avere una scrivania dove lavorare nel momento in cui ne ha effettivo bisogno. Il processo relativo all’hotelling va perciò pianificato con estrema cura, soprattutto se si vuole sfruttare a pieno gli indubbi benefici economi che può portare. Perché quest’impresa abbia successo è indispensabile poter fare affidamento su di un software ben disegnato e funzionale, che consenta di organizzare l’assegnazione delle postazioni con precisione e allo stesso tempo permetta la massima flessibilità. Avere a disposizione uno strumento di questi tipo ed essere in grado di sfruttarne tutte le potenzialità apre al strada alla realizzazione di alcune soluzioni che possono davvero portare grandi benefici all’azienda. Il Facility Manager potrà ad esempio utilizzare l’hotelling per ridurre al minimo i consumi, facendo in modo che il software assegni solo postazioni concentrate in una determinata area dell’edificio. Così facendo sarà possibile, in ogni momento, garantire illuminazione, riscaldamento e ventilazione solo per quella porzione di ufficio effettivamente utilizzata.
Il sistema automatico di assegnazione delle postazioni deve anche fornire un’interfaccia di facile utilizzo per i dipendenti, in modo che in ogni momento possano non solo prenotare lo spazio loro necessario, ma anche fare in modo che venga predisposto con il materiale e le attrezzature di cui hanno bisogno, come ad esempio computer e proiettori.
Al personale deve anche essere concessa la possibilità di riservare spazi per il lavoro di gruppo o sale conferenze ed essere sicuri di trovarle già allestite e corredate da un servizio di catering. Perché ciò sia possibile, il sistema deve essere impostato per preallertare automaticamente tutti i dipartimenti interessati. 
Le richieste relative ad attrezzature e servizi non sono però le uniche da tenere in considerazione; gli impiegati che lavorano sullo stesso progetto preferiscono, comprensibilmente, avere postazione di lavoro attigue o comunque disposte nella stessa area dell’ufficio. Un buon sistema di gestione dell’hotelling dovrebbe essere in grado di registrare e soddisfare anche queste preferenze e creare un profilo per ogni dipendente che registri anche quali membri del personale preferisce avere nelle immediate vicinanze.
Ai dipendenti dovrebbe anche essere concessa la possibilità di effettuare la prenotazione in qualunque momento e da qualunque parte del mondo, grazie all’utilizzo di un’interfaccia web. Alcune aziende hanno anche predisposto un sistema di reception destinato ad accogliere e supportare gli impiegati che si presentano in sede senza preavviso ed hanno necessità immediata di una postazione di lavoro o di una sala.
Uno degli obiettivi principali nell’utilizzo dell’hotelling dovrebbe essere, in definitiva, quello di soddisfare qualunque richiesta specifica relativa all’area di lavoro, così da offrire ai dipendenti un ambiente nel quale possano sentirsi davvero a loro agio e rendere al meglio delle loro possibilità. È altrettanto importante, però, che l’azienda riesca a sfruttare il sistema di assegnazione delle postazioni anche per realizzare i suoi di obiettivi; questi possono anche non limitarsi alla necessità di realizzare il massimo risparmio possibile di spazio ed energia, ma includere anche l’esigenza di riservare alcune aree unicamente al top management o di aprirne altre solo in caso di reali situazioni di sovraffollamento e non per soddisfare la singola richiesta in eccesso.
Un elemento essenziale è comunque, come per ogni servizio, un’efficace attività di report. Questa dovrebbe appurare in particolare alcuni elementi essenziali, come ad esempio il rapporto tra lo spazio prenotato e quello effettivamente utilizzato. Monitorare l’utilizzo dello spazio consente di analizzare la frequenza nell’uso delle varie aree di lavoro; si potrà così identificare, ad esempio, una sala conferenza poco utilizzata, cercare di comprendere perché gli impiegati preferiscano evitarla e modificarla per renderla più appetibile, o anche destinarla ad altro utilizzo.

L’hotelling è una soluzione che può davvero soddisfare le esigenze della moderna forza lavoro, e i Facility Manager dovrebbero quindi imparare a conoscere a fondo questo strumento, non solo per applicarlo con precisione, ma anche per sfruttarlo in maniera creativa. Se lo faranno, potranno contare su di un’altra importante leva tramite cui raggiungere il loro obiettivo più importante: creare un ambiente produttivo che soddisfi allo stesso tempo le esigenze dei dipendenti e gli obiettivi dell’azienda. 

Tratto da: Office Hoteling: The Solution for Today’s Workplace
di: Ann Hamann
FMJ Luglio\Agosto 2008

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